هل من مستثمر للوقت؟؟

متطلبات إدارة الوقت:
إن الهدف الرئيسسي لإدارة الوقت ‘هو الوصول إلى أفضل صيغ أو طرق لاستثمار الوقت، كذلك تحقيق أكبر عائد من استثمار الوقت المتاح سواء للمؤسسة أو العاملين فيها.فإدارة الوقت تعمل على إنجاز المهام بيسر وبدون إرهاق وبأقل طاقة ممكنة.وتحتاج إدارة الوقت إلى تنسيق وتكامل لتفعيل المتاح من موارد وإمكانيات قائمة فعلا ومتاحة للمشروع،لتحقيق الهدف المنشود.
وعلى ذلك فهناك مجموعة المتطلبات أو العوامل التي تتحكم في سلوك العامل في المؤسسة تتفاعل فيما بينهما تفاعل حيوي ,وهو ما يوضحه الشكل التالي:













الشكل يوضح :"متطلبات إدارة الوقت"
ويتضح من الشكل أنه نتيجة لتفاعل بين تلك العوامل يتم إدارة وقت العاملين بالمؤسسة بفاعلية لتحقيق الأهداف المرجوة، وهذه العوامل هي:
العامل الأول: يشمل هذا العامل إحساس العامل في المؤسسة بالولاء والإنتماء الكامل للمنظمة، وأن هذه المؤسسة هي بمثابة وطن، تحوي كامل صفات وخصائص الوطن للأفراد العاملين فيه، وهي كوطن مؤهلة للتمتع بتضحيات العاملين فيها.
العامل الثاني: يشمل الشعور الكامل للعامل في المؤسسة بالالتزام والمسؤولية عن كل ما يتم في العمل، مع الحرص على إنجاز العمل المطلوب بالشكل والصورة وبالمواصفات المطلوبة.
العامل الثالث: يظهر في وجود رغبة عارمة في التفوق والامتياز واعتلاء قمم النجاح، بل والارتقاء دائما إلى قمم قياسية جديدة.
ومن خلال هذا التفاعل الحيوي، يتم إدارة وقت العاملين في المؤسسة، والدخول الى مجال تعظيم التنافسية بإدارة الوقت، ولما كانت عملية تخليق المزايا التنافسية تقوم على وعي إدراكي شامل بما يحدث في المجتمع المحيط بالمؤسسة، فإن على المؤسسة القيام بمسح المجتمع المحيط بالمؤسسة لمعرفة ما هو قائم فيه، وما هي العناصر المحركة والفاعلة في المجتمع المحيط بالمؤسسة ومعرفة المؤثر والمتأثر، وأيهما الثابت والمتغير.
ويتضح أيضا أن إدارة الوقت تحتاج إلى رصد للمتغيرات والمستجدات والظواهر الإدارية المختلفة، التي لها تأثير على المؤسسة وعلى العاملين فيها وعلى القوى المؤثرة والإدارة الفاعلة وبما يساعد على تعميق الإحساس بالوقت، وبإمكانية تفعيل الاستفادة من الوقت ،وإيجاد الدافع الداخلي لإستثمار الوقت،وكذلك زيادة العائد المترتب على هذا الاستثمار، ويتم ذلك من خلال الدراسة الشاملة المتكاملة لتلك العوامل وتحليلها تحليلا علميا يتناول كافة الأجزاء والمكونات وعلاقة كل منها بالآخر.
أنواع إدارة الوقت:
يمكن تقسيم إدارة الوقت بشكل عام إلى أربعة أقسام هي:
1.الوقت الإبداعي (Creative Time)
ويخصص هذا النوع من الوقت لعملية التفكير والتحليل والتخطيط المستقبلي ،علاوة على تنظيم العمل وتقويم مستوى الإنجاز.
ويلاحظ أن كثير من النشاطات الإدارية يمارس فيها هذا النوع من إدارة الوقت فهي بحاجة إلى تفكير علمي عميق وتوجيه وتقويم، كما تواجه في هذا النوع من الوقت المشكلات الإدارية من كافة جوانبها بأسلوب علمي منطقي وموضوعية تضمن استثمار نتائج القرارات التي تصدر بشأنها.
2.الوقت التحضيري (Preparatory Time)
يمثل هذا النوع من الوقت الفترة الزمنية التحضيرية التي تسبق البدء في العمل ،وقد يستغرق هذا الوقت في جمع معلومات أوحقائق معينة أو تجهيز معدات أو قاعات أو آلات أو مستلزمات مكتبية هامة قبل البدء في تنفيذ العمل.
وعلى هذا يجب أن يعطي مدير المئسسة هذا النوع من النشاط ما يتطلبه من وقت لأن عدم توافر هذا الوقت يسبب خسائر في الإمكانيات، إذا كانت تلك المدخلات الأساسية للعمل غير متوفرة.
3. الوقت الإنتاجي (Productive Time)
يمثل هذا النوع من الوقت ،الفترة الزمنية التي تستغرق تنفيذ العمل الذي تم التخطيط له في الوقت الإبداعي والتحضير له في الوقت التحضيري. ولزيادة فعالية استغلال الوقت.
ويجب على مدير المؤسسة إحداث التوازن بين الوقت الذي يستغرق في تنفيذ العمل وبين الوقت الذي ينقضي في التحضير ،فالمعروف أن الوقت المتاح للجميع محدد بزمن معين ،فإذا تبين أن هناك كثيرا من الوقت يخصص لتنفيذ أعمال روتينية في المؤسسة،فإن ذلك يعني أن هناك قليلا من الوقت المخصص للإبداع أو التحضير أو كليهما معا، من هنا كانت عملية التوازن ضرورية، لضمان استغلال أمثل لكافة الموارد المتاحة،بما فيها عنصر الوقت.
ويقسم الوقت الإنتاجي بشكل عام إلى قسمين رئيسيين هما:
• وقت الإنتاج العادي: والمقصود به القيام بالأعمال الحددة سابقا،ومعرفة النتائج.
• وقت الإنتاج غير العادي: والمقصود به الأعمال التي تظهر خلال يوم العمل دون سابق إعداد، مما يتطلب من مدير المؤسسة أن يتوقع وجود بعض الأعمال الغير متوقعة.
وما دامت المؤسسة تسير ضمن الإنتاج العادي، مع التحكم في الإنتاج غير العادي، فهي في وضع جيد، وقد يحدث أن تظهر مشكلة طارئة في المؤسسة ،فمعنى ذلك ضرورة حدوث تغير جذري طارئ على مستوى المؤسسة، لمواجهة تلك المشكلة. وعلى هذا يجب على مدير المؤسسة أن يخصص جزءًا قليلا من وقثه المخصص للإنتاج العادي ،لمواجهة الإنتاج غير العادي ،بذلك يستطيع أن يتمتع بمرونة كافية تسمح له بإنجاز الإنتاج العادي.
4. الوقت غير المباشر أو العام (Overhead Time)
يخصص علدة هذا الوقت للقيام بنشاطات فرعية عامة، لها تأثيرها الواضح على مستقبل المؤسسة وعلى علاقتها بالغير كمسؤولية المؤسسة اتجاه خدمة المجتمع، وهذه المسؤولية تفرض على المدير مجموعة من الأنشطة التي تحتاج إلى وقت كبير. وعلى ذلك يجب على مدير المؤسسة أن يحدد الوقت الذي يمكن أن يخصص لتلك الأنشطة .أو يفوض شخصا معينا للقيام بتلك الأنشطة بدلا منه ،مع الأخذ بالاعتبار إيجاد جسور التعاون بين المؤسسة والمجتمع المحيط بها.
أساليب إدارة الوقت
هناك العديد من الأساليب التي يمكن الاستفادة منها في استغلال الوقت بشكل أفضل لدى مدير المؤسسة، أو قد تكون بعض هذه الأساليب معوقة ومضيعة فيجب تجنبها ومن أهمها:
1.الإدارة بالأهداف:
تعرف الإدارة بالأهداف على أنها الطرق التي ترمي إلى مزيد من العمل المثمر مع الأفراد. وذلك عن طريق تحديد قائمة واضحة بالغايات والأهداف الأكثر دقة لكل جزء من أجزاء المؤسسة ،كما يجب أن ترتبط تلك الاهداف والغايات بجدول زمني يحدد فيه مواعيد الإنجاز. وتكون الأهداف بمثابة عبارات مفصلة مستندة على معايير واضحة بشكل يتيح تقييم تحقيقها،كما تكون مبنية على أساس قابل للتحقيق في المستقبل القريب وأن تكون أسهل وصولا من الغايات، كما تغطي موضوعا واحدا فقط وأن تكون مكتوبة بوضوح بشكل يعكس مسؤولية الفرد المناط به تحقيق تلك الأهداف التفسيرية في وقت محدد.أما الغايات فتكون أقل تفصيلا من الأهداف ،ولكنها في نفس الوقت أكثر وضوحا من الغرض الرئيسي للمؤسسة، والذي يستخدم كمؤشر للسياسات المتبعة.
أي أن الإدارة بالأهداف طريقة لمشاركة العاملين بالمؤسسة وتنميتهم والإشراف عليهم أو بمعنى آخر أنها أداة تسمح للعاملين بالمؤسسة بوضع أهداف يصبحون مسؤولين عن تحقيقها في وقت محدد.
ويتضمن نموذج الإدارة بالأهداف النقاط التالية:
• وضع الغايات وتوصيلها لكافة المسؤولين في المؤسسة.
• وضع الأهداف التفصيلية لكل قسم من أقسام المؤسسة وللعاملين فيها بشرط أن لا تعترض تلك الأهداف الغايات المرجوة من المؤسسة.
• المراجعة الدورية للأهداف ومطابقتها مع المنجزات المححقة حسب الخطط الموضوعة أولا بأول.
• القيام بالمراجعة النهائية للأهداف وتقييمها في ضوء المنجزات النهائية ومطابقتها مع الجداول الزمنية.
2. الإدارة بالتفويض:
يقصد بالتفويض النقل المؤقت للصلاحيات من شخص على مستوى تنفيذي معين إلى آخر على مستوى تنظيمي أدنى، وعندما يقبل هذا التفويض فإنه يلتزم بأداء الواجبات التي يكلفه بها رئيسه ويمارس الصلاحيات اللازمة لأدائها، ويصبح مسؤولا أمام رئيسه عما قام به من أعمال. وهذا بمعنى "يأتي التفويض من الوظيفة الإشرافية أو التنفيذية الأعلى، وهو يعني ببساطة أن يمنح الرئيس أو يكلف آخرين من مرؤوسيه بجزء من العمل الإداري المنوط به".
ويرى "روبرت د.ربوكانان" أن هناك عدة فوائد تنتج عن التفويض الفعال وهي:
• يسمح التفويض للمدير بوقت أكبر للتفكير والتخطيط.
• يجب أن يكون أقرب شخص إلى النشاط أكثر قدرة على صنع القرارات من الرئيس البعيد.
• يشجع التفويض المرؤوسين على أخذ المبادرة ليستخدموا مهاراتهم بطريقة أفضل والمبادرة بدورها تحسن من معنوياتهم.
• يقلل التفويض من الوقت اللازم لصنع القرارات، لأنه يلغي التوصيات الصاعدة إلى الرئيس حيث تصنع القرارات عادة وكذلك الوقت اللازم لنقل الاتصالات منه إلى المرؤوسين.
• ينمي التفويض مهارات المرؤوسين وذلك بالسماح لهم بصنع قرارات وتطبيق معارفهم التي حصلوا عليها من برامج التدريب ومن الاجتماعات.
وفي ضوء ما سبق يتضح أن التفويض أسلوب مهم من أساليب إدارة الوقت، ويجب أن يتعلمه كل فرد يريد أن ينجح كمدير، والتفويض لا يعني تخلي المدير عن مسؤولياته وواجباته المكلف بها، بل إنه عملية مستمرة تتطلب وجود المدير دائما ليقدم النصيحة والمساعدة وقت الحاجة، كذلك يتطلب التفويض الفعال صبرا واستثمارا أوليا للوقت والأهم من ذلك ألا ينظر إلى التفويض من جانب المدير على أنه فرصة للتخلص من المهام التي لا يتقن القيام بها. لذا يرى الدارس أن أسلوب التفويض من الأساليب المهمة لإدارة الوقت وإستثماره.
3. الإدارة بالإستثناء:
تعد الإدارة بالإستثناء صورة من صور التفويض ،يستخدمها مدير المؤسسة لتسيير أمور لإدارته دون تدخل مباشر منه فهو يضع حدودا أو إطارات يستطيع العاملين معه أن يتحركوا خلالها ويتصرفوا في مسائل العمل على ضوء هذه الحدود ولا يتدخل المدير إلا إذا حدثت حالات إستثنائية تخرج عن الإطار المحدد، وبذلك يتفرغ المدير للأعمال الهامة التي تتطلب جهدا ووقتا وتفكيرا، مثل التخطيط وتحليل البيانات ودراسة المشكلات وبحث نواحي التطوير إلى غير ذلك من أنشطة تخطيطية وتنظيمية ورقابية.
ويمكن أن تحقق الإدارة بالاستثناء عددا من المزايا من أهمها ما يلي:
• تفرغ المدير للأعمال الهامة غير الروتينية لكي يعطيها ما تستحق من اهتمام فيتقنها وتحقق الغرض المطلوب منها.
• توفير الجهد الضائع في اتخاذ قرارات روتينية إجرائية يمكن برمجتها وإسناد تطبيقها للعاملين معهم حسب قدرتهم.
• حسن استغلال وقت كل من المديرين والعاملين معهم، حيث يركز كل فريق على العمل الذي يمكنه إجادته.
• إتاحة الفرصة للعاملين بالمؤسسة للتصرف في الحدود المرسومة ،وفي الحالات المتشابهة أو التي تختلف اختلافا طفيفا عن هذه الحدود، وفي ذلك تدريب لهم لبعض قدراتهم ومهاراتهم.
• ارتفاع الروح المعنوية للعاملين بالمؤسسة، لعدم اضطرارهم للرجوع إلى المدير في كل صغيرة أوكبيرة ولشعورهم بأنهم يستطيعون التصرف ولو في حدود ضيقة.
ومما سبق يتضح أن أسلوب الإدارة بالاستثناء يعطي الفرصة لمدير المؤسسة للاستفادة من وقته من خلال الثقة المتبادلة بينه وبين العاملين معه وتحقيق أهداف المؤسسة كما ونوعا.
زيادة فعالية إدارة الوقت:
القضاء على العادات السيئة يحتاج إلى وقت، وعلى مدير المؤسسة أن يستثمر وقته حتى يوفر ويدخر منه، وهناك عدة خطوات تزيد من فعالية إدارة الوقت وهي:
1.معرفة كل شيء عن الوقت:
أول خطوة هي القيام بتحليل دقيق لكيفية تضمين وقت مدير المؤسسة ،بدون هذه المعلومات يصعب تحديد العادات والأنماط التي يحتاج إلى تغييرها في العمل.
والطريقة الشائعة لمعرفة كم من الوقت يقضي في كل مهمة هي الاحتفاظ بجدول زمني يومي ،هذا الإجراء يتطلب أن يتم تسجيل الوقت الحقيقي الذي يقضى في كل مهمة ولعدة أيام، وتكون كل ساعة زمنية مقسمة إلى فترات بين(15-20) دقيقة لتسجيل المهام والأنشطة فيها، وبعد عدة أيام من التسجيل يمكن أن تكون أساس كاف للقيام بالتحليل ،يمكن أن يتم تلخيص النتائج من الجداول ويحدد ماذا يمكن عمله لكي يتم استخدام الوقت بطريقة أفضل. هذه الإجراءات – من جمع للبيانات وتحليل لها- يأخذ من ساعة إلى ساعتين يوميا لفترة ثلاثة أيام ،ولكن النتائج تعطي صورة دقيقة لكيفية استخدام الوقت، ويمكن عمله لكي نستخدم تقديرات للوقت بدلا من تحديده بدقة، إلا أن ذلك غير مفيد، لأن المديرين غالبا ما يعتقدون أنهم أكثر كفاءة وفعالية مما هم عليه.
2.تحديد مضيعات الوقت:
من تحليل جدول الوقت يمكن أن يتم تحديد مضيعات الوقت ،وعلى هذا يحتاج مدير المؤسسة إلى سؤال نفسه هذه الأسئلة:
• أي مضيع من مضيعات الوقت ينبع من أسلوبي الخاص في الإدارة؟
• أي مضيع من مضيعات الوقت يسببه الآخرون؟
• أي مضيع من مضيعات الوقت يمكن القضاء عليه أو التحكم فيه؟
ويندهش المديرون عندما يكتشفون أنهم يتسببون في الكثير من مشكلات وقتهم الخاص. ومن هذه المضيعات للوقت التأجيل وعدم الإنضباط الذاتي،وعدم التخطيط وعدم التفويض.
3. تحديد الأهداف وكتابة الأولويات:
من قائمة مضيعات الوقت ينبغي أن يختار المدير خمسة أو ستة منها يرغب في تصحيحها ويتم ترتيبها حسب أولوياتها. تحديد الأهداف والنتائج المتوقعة، كما ينبغي أن يحاول المدير أن يتعامل مع هذه المضيعات واحد واحد.حيث أن محاولة تغيير الكثير من العادات السيئة مرة واحدة يمكن أن يؤدي إلى الإحباط والفشل.
فمثلا: إذا كان أكبر مضيعات وقت المدير هو حضور الاجتماعات، يمكنه أن يضع كهدف له الإقلال من الوقت الذي يقضيه في حضور الاجتماعات، إلى معدل لا يزيد على خمس ساعات في الأسبوع خلال ثلاث أشهر قادمة. يجب أن تكون الأهداف محددة ويمكن قياسها حتى يستطيع المشرف أن يقيس مدى تقدمها في تحقيقها.


هل يوجد في وقتنا الحاضر من يهتم بالوقت ؟؟؟؟ ويستغل كل ثانية منه ؟؟؟؟!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

أترك لكم الاجابة!!


زيع ).

أعتذر عن عدم ظهور الشكل

حاولت كثيرا ولكن باءت كل محاولاتي بالفشل


الشكل كان يوضح متطلبات إدارة الوقت


أعتذر مرة أخرى وأرجوا التفاعل مع الموضوع

موضووووووووووووووووووووووووع رائع جدا..

تعتبر مشكلة ادارة الوقت من المشكلات التي يقع فيها الطلاب و الأساتذة و عامة الناس ،فالقليل من الأفراد من يملك القدرة على ادارته لوقته و ضبطه لأموره ،و بالتالي فهي من المعيقات التي تعيق العملية التربوية في المدرسة .
و يمكن القول أن ال24 ساعة لا تتغير فهي ثابته لدى جميع الناس و لكن مدى استغلال الوقت و معرفة قيمته و ضبط الانسان لاموره وفق جدول زمني ما يحدد قدرتك على الانجاز
و أرى ان ادارة الوقت و الالمام بهذه القيمة مسؤولية تترتب على المدرسة غرسها لدى الطلاب و محاولة الأخصائي الاجتماعي عمل الدورات التدريبية و المعارض و المنشورات أو التطرق الى الموضوع باذاعة مدرسية و تركيز الاهتمام قد ينمي قدرة الفرد في حسن استغلاله لوقت..